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Effizienter arbeiten: Das ist gerade für mich selbst ein großes Thema. Gefühlt sind die Tage momentan zu kurz, weil ich mir für jeden Tag so viel vorgenommen habe, dass ich einfach nicht alles abarbeiten kann. Und das meiste davon ist: PC-Arbeit. Gedanken-Arbeit. Viel lesen, viele eigene Gedanken produzieren. Und dabei eben noch die anderen Dinge des Lebens, z.B. den Haushalt, nicht ganz aus den Augen verlieren.
Vielleicht kennst du diese Phasen ja auch, und fragst dich, wie du mehr in weniger Zeit schaffen kannst. Ich habe deshalb mal eine Anleitung zusammengestellt, die dir helfen wird, effizienter zu arbeiten. Und ja, auch für dich ist bestimmt etwas dabei!
1. Sofort anfangen
Anfangen! So blöd es klingen mag, aber anfangen ist der erste Schritt zum effizienteren Arbeiten. Nicht morgen, nicht übermorgen, nicht in einer Stunde – sondern: Jetzt. Sofort. Nutze die Energie, die du jetzt hast, um gleich zu starten (dafür kannst du natürlich auch diesen Artikel unterbrechen, solange du ihn später weiterliest 😉 )
2. Setze dir mehr Dinge auf die Liste, als du schaffen kannst
Um anfangen zu können, brauchst du Ziele. Was willst du heute konkret erreichen? Was kannst du alles schaffen? Und von was weißt du, dass du es heute nicht alles schaffen wirst? Ich setze mir meistens viel zu viel auf meine To-Do-Liste, aber ich tue das bewusst. Ich weiß, dass ich nicht alles davon abarbeiten werde, aber dadurch habe ich eine Auswahl von Dingen. Wenn das eine nicht so will, wie ich das will, dann gibt es noch einige Alternativen.
3. Ausgleich durch verschiedene Aufgaben
Der zweite positive Effekt ist, dass du direkt einen Ausgleich hast. Wenn mein Gehirnschmalz sich z.B. wieder dem Ende neigt, kann ich abwaschen oder putzen und mein Gehirn entlasten. Andersrum, wenn ich genug „körperliche Arbeit“ hatte, kann ich mich wieder dem Denken widmen. So arbeite ich verschiedene Dinge ab, die zwar nicht alle gleichermaßen geregelt ablaufen, aber am Ende des Tages habe ich doch ein paar Sachen von meiner Liste gestrichen. Und: Durch verschiedene Aufgaben ist dein Ausgleich direkt gegeben und du wirst nicht wahnsinnig, weil du dich an einer Sache aufhängst.
4. Effizienter arbeiten mit Monotasking
Aber aufgepasst: Monotasking ist das Stichwort. Versuche nicht, alles gleichzeitig abzuarbeiten, sondern entscheide dich für eine Aufgabe zur Zeit. Sonst wirst du unnötige Zeit verschwenden, zwischen den Aufgaben hin und her wechseln, um davon nichts so richtig zu erledigen. Widme dich gezielt einer einzigen Sache und erledige diese sorgfältig, aber nicht überpenibel.
5. Stelle dich direkt am Anfang der größten Herausforderung
Ein wunderbar effizienter Tipp ist auch, dich direkt am Anfang den größten Herausforderungen zu stellen. Worauf hast du gerade so gar keine Lust? Wofür würdest du dich am liebsten drücken? Dann ab, los geht’s damit! Gerade am Anfang hast du noch genügend Energie, um dich den schwierigen Aufgaben zu stellen. Und wenn du die erledigt hast, dann sind die anderen doch ein Klacks!
6. Wende die 80-zu-20-Regel an
Und schon mal von der 80-zu-20-Regel gehört? 80 Prozent der Ergebnisse kannst du mit nur 20 Prozent Arbeit erreichen. Klingt ziemlich gut, oder? Um effizienter zu arbeiten, ist es wichtig, diese 20-Prozent-Aufgaben direkt am Anfang anzugehen. Widme dich gezielt der Frage: Was sind die 20 Prozent, mit denen ich einen Großteil der Arbeit erledigen kann? Das kann z.B. bedeuten, ein Konzept zu erstellen. Diese 20 Prozent sind meistens recht anstrengend, aber wenn du sie erledigt hast, läuft der Hase danach (hoffentlich) von selbst.
7. Steigere dich!
Aber gerade „nur Arbeit“ kann ziemlich anstrengend auf die Dauer sein. Deshalb: Steigere dich. Du kannst nicht von einem auf den anderen Tag effizienter arbeiten. Von 0 auf 100 klappt meistens nicht gut, und wenn es doch klappt, bist du danach total ausgebrannt. Das wollen wir ja nicht. Deshalb steigere dich langsam und so, wie es dir noch gut tut. Wenn ich z.B. wieder mehr für die Uni lesen muss, fange ich langsam damit an: Eine Stunde oder maximal 1 ½ am Stück. Dann reicht das auch erstmal. Wenn ich das täglich mache, habe ich wenigstens etwas geschafft. Und dann kann ich irgendwann 2 und dann sogar 3 oder 4 Stunden am Stück konzentriert arbeiten. Versuch das doch auch mal so!
8. Finde deinen Fluss
Let it flow. Ich weiß, gerade am Anfang ist es schwierig, und ich kenne die Phasen nur zu gut, in denen du einfach nur aufhören willst. Hat sicherlich auch einen Grund, dass dein Körper oder dein Geist irgendwann sagen: „Na, jetzt mach aber mal halblang!“ Der Mensch ist eben ein bequemes Tier.
Hier ist Durchhaltevermögen gefragt. Wie bei einer langen Jogging-Strecke, auf der du ab der Hälfte nicht mehr kannst. Es gilt jetzt: Zähne zusammenbeißen und weitermachen! Und vor allem: Handy weg! Mir gelingt das z.B. ganz gut, wenn ich weitermachen muss, eben weil ich z.B. in der Bibliothek sitze und es recht komisch zwischen all den hoch fokussierten Menschen kommt, wenn ich auf einmal mit Zocken anfange. Und am besten, der Zug fährt erst in 40 Minuten. So lange kann ich auch nicht auf Klo verbringen. Also: Weitermachen! Und dann findest du auf einmal diesen Fluss, diesen Rausch, der dich weitermachen lässt – und plötzlich macht es dir sogar wieder Spaß!
9. Finde deinen Stil
Dein eigener Fluss ist eng verknüpft mit deinem Stil. Der eine arbeitet am liebsten, wenn er die Füße hoch hat (ich z.B.), der andere muss fest verankert auf dem Boden sein. Oder Musik: Für den einen absolutes Must-Have, für den nächsten totales No-Go. So kannst du dich ausprobieren und überlegen, was zu dir passt. Halbe Stunde arbeiten und dann erstmal 10 Minuten Solitär? Oder gleich die 4 Stunden am Stück, und dann erst einen Kaffee?
10. Routine optimiert und lässt dich effizienter arbeiten
Perfekte Ergänzung zu deinem eigenen Stil ist die Routine. Sie optimiert deinen Fluss und deinen Stil. Um effizienter zu arbeiten, braucht es sie. Und Routine beginnt eben damit, dass du möglichst jeden Tag um die gleiche Uhrzeit zu arbeiten beginnst. Dein Körper programmiert sich dann nach und nach darauf, zu dieser Uhrzeit funktional zu sein. Probiere ruhig verschiedene Uhrzeiten aus! Manche sind Nachteulen, andere die Morgenmenschen. Und irgendwann kommt es dir komisch vor, wenn du zu dieser Zeit nicht arbeitest. Für mich z.B. ist es meist am produktivsten, wenn ich mich direkt morgens nach dem Aufstehen an meine Abschlussarbeit setze; während ich abends kreativer werde und mich diesem Blog widme.
11. Rituale machen es einfacher
Hier sind wir auch schon bei deinen Ritualen. Rituale helfen dir, deinen Körper oder dein Gehirn auf Effizienz zu trimmen. Das kann der erste morgendliche Kaffee mit einer Zeitung oder eine Runde Yoga sein. Wichtig ist, dass du es regelmäßig praktizierst und es mit deiner Arbeit verbindest, am besten immer in der gleichen Reihenfolge. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere, und Gewohnheiten machen das Leben einfacher. Und warum solltest du es dir nicht so einfach wie möglich machen?
12. Effizienter arbeiten durch effiziente Pausen
Ganz wichtig, und vielleicht das, worauf du bis Tipp 12 gewartet hast: Die Pausen. Aber nicht irgendwelche Pausen. Sondern Pausen, die dich wirklich auftanken lassen. Was ist es, dass dir so richtig Kraft gibt? Wonach du dich so richtig entspannt fühlst? Dich richtig glücklich fühlst? Für mich sind es u.a. Yoga, Zeit mit meinem Freund verbringen oder Podcast (absolut für mich zum Abschalten: der MyMonk-Podcast) oder Hörbücher hören. Hierbei kann ich richtig spüren, wie die Energie zurückkommt. Und wie gut mir das tut. Bewusst gesetzte Pausen mit bewussten Inhalten (oder Nicht-Inhalten, schlafen ist auch eine super Option!) werden dich wie kaum etwas anderes dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten. Zusammengefasst: Effiziente Pausen lassen dich effizienter arbeiten.
13. Effizienter arbeiten ohne Ablenkung
Effizienter arbeiten geht natürlich auch nur, wenn du wirklich zum Arbeiten kommst. Und das funktioniert am besten, wenn du so wenig Ablenkungen wie möglich hast. Also alles, was dich ablenken könnte, wird jetzt bewusst verbannt. Online-Shopping wird auf später verschoben. Umso mehr hast du dir das dann verdient!
14. Sauber arbeiten statt Perfektionismus
Konzentriere dich statt auf dein nächstes Game oder deine neue Hose lieber darauf, sauber zu arbeiten. Allerdings nicht ultrapenibel. Perfektionismus wird nicht dafür sorgen, dass du effizienter arbeitest, sondern dass du dich viel zu lange mit Dingen aufhältst, die dich wahrscheinlich nicht mal glücklich machen. Stattdessen würdest du am Ende des Tages feststellen, wie viel Zeit du eigentlich mit einzelnen Aufgaben vergeudet hast. Das kann durchaus frustrierend sein. Und das wäre doch schade, oder?
15. Gesundheit beflügelt
Nicht zu unterschätzen ist auch deine Gesundheit. Schläfst du genug? Ernährst du dich zumindest halbwegs gesund und abwechslungsreich? Hast du einen sportlichen Ausgleich? Genug frische Luft und Sonnenschein? All das sind Faktoren, die, wenn sie nicht stimmen, dich ganz stark ausbremsen; und wenn sie stimmen, dich beflügeln.
16. Self Care für effizientes Arbeiten
Gesundheit bedeutet auch: Self Care. Arbeit ist wichtig, gar keine Frage, und Arbeit kann dich auch total begeistern und dir Spaß machen. Aber damit sie dir auch weiter Spaß macht, solltest du nach wie vor auf dich achten. 24 Stunden, 7 Tage die Woche an die Arbeit denken oder nicht zwingend notwendige Nachtschichten werden dich ganz schnell auslaugen, und dann war’s das mit effizienter und erfolgreicher Arbeit und Spaß an der Sache. Es ist wichtig, dass du auch mal rausgehst, dich mit Freunden triffst (oder, bei der derzeitigen Lage, mit ihnen telefonierst), dir neuen Input holst. Das wird auch deinen Fokus bei deiner Arbeit unterstützen.
17. Sei stolz auf das, was du geschafft hast
Und last but not least: Sei stolz auf das, was du geschafft hast! Schätze dich dafür wert! Wir sind so auf Leistungen und Schnelligkeit getrimmt, dass wir die eigene Wertschätzung dabei gerne mal vergessen. Rufe dir dafür gerne nochmal abends bewusst ins Gedächtnis, was du heute alles erreicht hast. Und auch wenn es nur die kleinen Dinge sind: Wenn du das häufiger machst, wirst du zu dir selbst eine liebevollere Einstellung entwickeln können. Unser Gehirn freut sich über positive Gedanken und schüttet dann auch gerne mal eine Runde Glückshormone aus. Und die helfen dir dabei, den nächsten Tag wieder voller Motivation und Energie zu meistern.
Wie haben dir diese Tipps gefallen? Bist du schon dazu gekommen, sie anzuwenden? Welcher Tipp fehlt dir noch? Lass es mich doch gerne wissen, ich freue mich!
Ich empfehle dir darüber hinaus, wenn du gerade wie ich im Home Office arbeitest, diesen Artikel von Vanilla Mind.
Möchtest du jetzt noch Tipps, gelassener mit deiner Arbeit umzugehen? Dann habe ich hier einen Artikel für dich.
Oder möchtest du aufhören, dich immer mit deinen Arbeitskollegen zu vergleichen?
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